• darkblurbg

The effectiveness of working from home during the corona situation

Published: 28-04-2020

Kiki de Jonge gave an interview (in Dutch) to ICT platform AG Connect on the topic "The effectiveness of working from home during the corona situation".

Thuis ben je productiever, maar nu misschien niet

Wekenlang verplicht thuiswerken is een uitdaging: “Verwacht niet teveel van jezelf.”

Als je thuis aan het werk bent, ben je productiever. Het is een uitspraak die vaak gedaan wordt. Maar thuiswerken is nu anders dan normaal. Gaat het productiviteitsvoordeel wel op in de huidige situatie? En ben je ook na wekenlang alleen maar thuiswerken nog productiever?

De gerenommeerde Stanford University in de Verenigde Staten onderzocht in 2015 bij het Chinese bedrijf Ctrip welke effecten thuiswerken op de productiviteit had op de werknemers. Medewerkers van het call center die zich aanmeldden voor het onderzoek, werden ingedeeld in twee groepen. De ene groep werkte negen maanden lang vanaf kantoor, de andere groep deed dat vanuit huis. 

De resultaten waren positief voor de thuiswerkers. Deze groep bleek 13 procent productiever. 9 procent van die verhoogde productiviteit is toe te schrijven aan dat er meer minuten per werkdag gewerkt werden, omdat mensen minder pauzes en ziekteverlof namen. 4 procent kwam van meer telefoontjes per minuut, wat mogelijk werd als gevolg van de rustigere werkomgeving.

“Voor de crisis bleek uit onderzoeken inderdaad dat je productiever bent als je thuiswerkt”, beaamt professor Ton Wilthagen, hoogleraar Arbeidsmarkt bij Tilburg University. “Maar een groot verschil is dat niet iedereen toen iedere dag thuiswerkte. We hebben nu een wereldwijd experiment in massaal thuiswerken.”

Groei vlakt af

Hoewel één of twee dagen thuiswerken een boost in productiviteit kan geven, bleek ook voor de coronacrisis al uit onderzoeken dat de productiviteitsstijging niet door blijft zetten als je langer thuiswerkt. “Uiteindelijk gaat de groei er een beetje uit, omdat mensen gewend raken aan de situatie waarin ze niet gestoord worden en geen reistijd hebben.” Dat betekent ook dat mensen hun werktijd thuis voor andere dingen gaan gebruiken. Ze draaien een wasje tussendoor of gaan even naar de supermarkt. “Het normaliseert dus.”

Volgens dr. Kiki de Jonge, universitair docent organisatiepsychologie aan de Rijksuniversiteit Groningen en zelfstandig coach, speelt er nog meer. Er is ook een enorm verschil per persoon en hoe het thuiswerken ingericht wordt. “Dit past gewoon echt beter bij de één dan bij de ander. In onderzoek zien we dat mensen verschillen in de mate waarin ze het prettig vinden om zelf aan de slag te gaan, hun tijd indelen en een leidende rol nemen. Mensen die dat prettig vinden, kunnen vaak goed thuiswerken omdat je dan de vrijheid en autonomie goed kunt pakken. In die gevallen kan het ook op de lange termijn goed werken.”

Toch zijn er ook mensen die hier veel meer moeite mee hebben. “Er zijn mensen die juist een bepaalde structuur fijn vinden. Die heb je thuis vaak minder, waardoor het lastig kan zijn om op de lange termijn te zien waar je nu staat en of je op de goede weg bent. Ik raad dan aan om regelmatig met collega’s of leidinggevenden te bellen, bijvoorbeeld om samen de dag op te starten. Dan krijg je minder het gevoel dat je er alleen voor staat en heb je toch een beetje structuur.”

Nu is niets normaal

Deze bevindingen komen echter uit ‘normale’ situaties, uit de tijd vóór de coronacrisis. Nu is niets normaal, ook het thuiswerken niet. De grote voordelen van thuiswerken vóór de crisis  - ongestoord kunnen werken en echt even meters maken – zijn weggevallen. “Mensen zitten nu echt al heel lang thuis, met een partner die ook moet werken en kinderen die aan schoolwerk moeten. Je moet voorzieningen delen, zoals keukentafels en

internetverbindingen”, vertelt Wilthagen. Bovendien is thuiswerken nu geen keuze, maar een verplichting. “Je kunt dit niet vergelijken met voor de crisis.”

In de coronacrisis verschilt de situatie per persoon bovendien nog meer, voegt De Jonge toe. “Iemand die alleen woont, redt zich nu mogelijk prima en kan goed meters maken. Maar wanneer je taken hebt liggen waarvoor je met collega’s moet overleggen dan moet je dat per se online doen. Dat hoeft geen probleem te zijn, tenzij je thuis ook veel onderbroken wordt, bijvoorbeeld door kinderen. Het kan dan lastig zijn om de concentratiepiek te maken die je normaal gesproken hebt.”

Bovendien speelt er nu een grote stressfactor mee. “Ongeacht hoe je thuissituatie er nu uitziet, iedereen kan stress ervaren door Covid-19. Je kunt angst ervaren of spanningen hebben over de toekomst. Het is echt belangrijk om nu mild te zijn voor jezelf. Verwacht niet teveel van jezelf”, voegt De Jonge toe. “Ook kan dit een vertekend beeld geven voor mensen voor wie thuiswerken nieuw is. Je moet je echt beseffen dat het nu allemaal anders is.”

Thuiswerken heeft risico’s

Bovendien brengt thuiswerken ook risico’s met zich mee. Dat blijkt al een beetje uit het onderzoek van de Stanford University bij Ctrip: mensen werkten meer minuten per werkdag, onder meer omdat ze minder pauzes namen. “Je hebt vaak het gevoel dat je toch al thuis bent en daarom nog wel even door kan gaan”, legt De Jonge uit. “Er is geen duidelijke scheidingslijn tussen het werk en wanneer het werk is afgelopen.”

Het aankomende Paasweekend kan daar een goed voorbeeld van zijn. “Mensen hebben het gevoel dat ze nu ze thuis zitten minder effectief zijn, waardoor ze op die dagen door gaan werken. Maar je moet je er echt bewust van zijn dat je vrije dagen nodig hebt. Als je normaal gesproken vrij zou zijn met Pasen, pak die dagen nu dan ook gewoon. En neem tijdens je werkdag pauzes. Die heb je nodig om op de lange termijn effectief te blijven.”

Wilthagen onderschrijft dat. “Deze situatie duurt al heel lang en de dag zelf is al belastend. Je moet dus net als in de gewone situatie routines gaan maken. Ga bijvoorbeeld toch – op een veilige manier – even naar buiten om pauze te houden”, adviseert hij. “Productiviteitsverlies ontstaat ook als mensen overbelast raken.”

Productiever na de crisis

Toch heeft de situatie van nu wel voordelen voor de toekomst, voorspelt Wilthagen. “Mensen worden nu veel bedrevener in online werken. Ze worden effectiever met diensten als Zoom en Teams. Het leidt dus tot meer digitale vaardigheden, en daarmee ook meer efficiëntie”, legt hij uit. “Dat kunnen we nu nog niet in de volle glorie benutten vanwege de thuiszittende kinderen en partners, maar na de crisis kan dat wel. Als je dan weer thuis gaat werken, ben je nog productiever. Meer nog dan voor de crisis.”

Dat verwacht ook De Jonge. “Dit kan een mooie basis zijn om na de crisis in gesprek te gaan om bepaalde dingen te behouden en te kijken wanneer dit allemaal wel positief werkt. De stap naar blended working (een combinatie van thuis- en op kantoor werken) kan zo kleiner worden. Iedereen heeft er nu ervaring mee, dus het is minder spannend.”

Zo blijf je ook op langere termijn productief

  1. Zorg voor structuur in je dag: start de dag met collega’s op en maak een vaste indeling voor de dag, met bijvoorbeeld blokken om geconcentreerd te werken of om mail te beantwoorden.
  2. Stop op een vaste tijd: een risico is dat je langer door blijft werken dan normaal, omdat je toch al thuis bent. Maar op de lange termijn is dat niet vol te houden. Probeer dus op een vast tijdstip te stoppen met werken.
  3. Neem je rust: neem gewoon je vrije dagen en je pauzes, ook al kun je niet echt ergens heen. “Doe desnoods je ogen even dicht, dan heb je meer kans dat de productiviteit op peil blijft”, adviseert hoogleraar Arbeidsmarkt Ton Wilthagen.
  4. Verwacht niet teveel van jezelf: in de huidige situatie is ook thuiswerken anders. Kinderen zijn thuis, partners zijn ook aan het videobellen en je kunt spanning ervaren door de situatie rondom Covid-19. Je kunt dus minder productief zijn dan normaal.
  5. Blijf met elkaar in verbinding: je normale sociale contacten zijn weggevallen, waardoor je het gevoel van verbinding ook kunt missen. “Onderzoek hoe je kunt zorgen dat je elkaar toch meer informeel kunt spreken”, geeft organisatiepsycholoog dr. Kiki de Jonge als advies. “Neem samen met videobellen een koffiepauze of gebruik de eerste tien minuten van een vergadering om een informeel met elkaar te praten.”